semenova

навигация

главная
статьи
    трубопроводы
    базы данных
    образование
гостевая
ссылки

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА "КАРАТ-СВЯЗЬ"
Сыса О.А., студентка гр.41БИ
Руководитель Семенова И.И., к.т.н., доцент кафедры ИБ
УДК 681.3.06


В последние годы на предприятиях и в различных организациях начинают все чаще и чаще пользоваться системами электронного документооборота, в которых ведется учет документов (например, Lotus Notes, MS Outlook и др.). На предприятии "Карат-связь" также было принято решение о необходимости автоматизации документооборота. Было предложено создать собственную базу данных, где хранилась бы вся информация о договорах и корреспонденции организации, а не покупать готовый программный продукт, так как на рынке в основном предлагаются комплексы по автоматизации деятельности крупных предприятий. Это и стало причиной создания автоматизированной системы документооборота "Карат-связь".

Целями создания системы явились повышение эффективности и оперативности работы предприятия "Карат-связь" путём увеличения оперативности сбора, обработки, оптимизации хранения и представления информации, сокращения бумажной работы, что в свою очередь способствовало бы наиболее экономному расходу денежных средств и значительному увеличению доходов, обеспечению защиты информации от несанкционированного доступа.

Система предназначена для автоматизации работы сотрудников "Карат-связь", в частности, экономиста и сотрудников, работающих с контрагентами по заключению договоров.

Входными данными для проекта стали:

  • сведения о контрагентах;
  • сведения о сотрудниках;
  • сведения о корреспонденции.

На выходе сформированы следующие шаблоны отчетов (на рис. 1 приведена форма выбора отчета):
  • по договорам (входящим и исходящим);
  • по корреспонденции (входящей и исходящей);
  • статистические отчеты на основе сложных запросов (т.е. запросы по нескольким критериям).

Рис.1 Окно формы "Выбор запросов"

В сети организации "Карат-связь" выполняется три макрофункции:

  • заключение договоров с контрагентами;
  • хранение и учет договоров;
  • хранение и учет корреспонденции.

В связи с этим необходимо было разработать такую базу данных, при заполнении которой можно было бы параллельно составлять договоры по выбранным шаблонам. Для решения данного вопроса была подключена функция динамического обмена данными с пакетом MS Word. Таким образом, из базы данных можно открыть интересующий шаблон договора и заполнять в соответствии с данными, предоставленными контрагентом.

Были учтены пожелания заказчика по вопросу защиты данных. Во-первых, использована защита от так называемых "нечистых" данных, т.е. пользователь не сможет ввести, например, в поле с датой иные данные и т.п. Таким образом, отслеживается корректный ввод данных. Во-вторых, используется система паролей, как на уровне открытия базы, так и на уровне пользователей.

База данных разработана с учетом работы в локальной сети. Было принято решение установить ее на один из компьютеров в организации и сделать доступной всем пользователям. Благодаря системе защиты ее смогут открыть и редактировать только те пользователи, которые знают пароль на открытие базы данных и пароль доступа пользователя.

В заключении хотелось бы добавить, что написание курсовой работы, опираясь на данные существующей уже организации, дает намного больше, чем просто выполнение задания, выданного преподавателем. Приобретается практический опыт работы с заказчиком, при непосредственном общении с будущими пользователями, появляется возможность более точно реализовать детали работы базы данных, что делает полученный опыт еще более ценным


Copyright © 2006 design: vasin anton